让预算充满乐趣

虽然人们在传统的预算编制中,融入了信息技术因素,但并未能改变传统预算的繁杂。预算在许多企业中仍是一件头疼的事,不仅费时,也失于准确。本文为你提供了一种利用国际互联网编制预算的方式,能提高你企业预算流程的效率。人们称这种应用软件为“网上企业预算和规划”,简称电子预算。世界各地的许多企业正日益采用这种方式,使企业的预算编制工作成为一件轻松事。(推荐:管理预算与财务管理培训)
电子预算在国内尚无先例,为了帮助你更好地了解有关电子预算的知识,在本文最后,我们为你搜寻了一些有关国外电子预算的网址。这些网址不仅能帮助你更深地掌握电子预算知识,还会提供电子预算工具。
在大部分企业,一说起“该编制预算了!”,员工心中就会掠过一阵恐惧。财务官员和管理会计忙着把一些满是也许风马牛不相及数据的电子表格统一起来。非财务人员则急于想了解自己在这一过程中所扮演的角色,并千方百计将各种事实和数据汇集到一起,以期取悦管理层。而且,预算的最后期限总是不期而至,人们只得一连几个星期通宵达旦地加班加点。
而一些大中型现代企业的经理人却想另辟蹊径,而且也存在一些其它因素在促使他们改变思维方式。许多企业增长迅速,要求经理人更精确地分配资源,以配合其发展计划。企业的领导要求准确无误地按时完成预算。各部门员工都想了解自己部分的预算对整个企业运作的影响,以便他们拿出备用方案。
幸运的是,新的技术解决方案正使编制预算的过程变得轻松、明确起来。网上企业预算编制和规划(enterprise budgeting and planning over the internet,简称e-budgeting,即电子预算)是专门用来协助企业运作和提高效率的应用软件。
电子预算指的是电子化和整个企业范围的预算编制。它代表一种企业进行未来规划的革命性方式。企业可以利用涵括整个企业的预算体系。此外,企业还可以在世界任何地方利用国际互联网的力量,开展高效的预算编制。
克服缺陷
电子预算可以带来立竿见影的益处,特别是可以简化以往那种繁杂的工作流程。无论是手工还是利用电子表格,传统的预算编制方法基于一种错误认识,即参加预算规划阶段的所有人员都应对会计知识有个基本了解。
但这种情况并不常见。尽管几乎无人愿意承认,但非财务人员在预算规划时往往不知道该从什么地方下手。他们对自己所从事的工作了如指掌,但是缺乏编制预算的培训。此外,他们也无从知晓,不论是谁编制某一部分的企业预算,所需要的工具只不过是电子表格和最后期限。
但是,非财务人员缺乏必要的工作指引和对适当预算工具的了解,当他们争取为编制企业总预算多做贡献时,这就成为他们的障碍。另外,如果不同部门的人员使用类型各异的电子表格或软件,来汇总各自的预算资料,也会形成障碍。因为财务部门需要对所有电子表格进行处理。这些格式不一的系统生成了大量文件资料,管理会计不得不卷入繁重的资料整理工作之中。这种工作既非必要且费心费力,拖了预算编制的后腿。
迄今为止,传统预算系统的最大缺陷,是经理人不能获取和使用过去的数据资料。事实上,即使那些尽心尽力对企业资金进行分配的人也是在真空中操作。因为得不到以往的资料,让非财务人员从头创建预算,或修改现有预算,可能变得很乏味,甚至劳而无功。
实用性和灵活性
电子预算解决方案,使企业的预算和预测完全实现自动化。参与预算编制者可以随时从世界任何地方,联入国际互联网查看预算和相关的适当信息,以便编制自己的预算计划。网上企业预算系统是一个具有集中控制的系统,可以为负责预算编制者提供简便、灵活的工具。这些软件的功能使人们对预算长期监控、不断更新和建模。
电子预算可以提供现代企业所要求的灵活性。例如,财务部门可以要求在整个企业范围内对各种支出费用进行全面分配,并立即对结果进行建模。财务经理和管理会计再也无需和其他经理一道跑前跑后,重新输入数据和核算结果。
电子预算清除了繁重的会计工作,人们不必费时费力地从不同文件中汇总数据,对数据进行剪、贴、输入和上载,并且不必时时对结果进行综合。财务经理不想翻看数百个电子表格,而只想了解企业是否赚钱、赚了多少、实际收支是否和预算相符等。
再者,用上了电子预算,经理人不论在哪里工作,如办公室、住宅、甚至飞机场,都能获取所需资料。它拓宽了用户使用预算编制系统的地域范围。
直觉化界面
电子预算解决方案也能对各种可能情况进行模拟,从而促进了预算规划的灵活性。例如,如果会计主任提出,“如果将收入提高一成,或研发开支减少百分之二,会出现什么情况?”该系统会对结果进行模拟。电子预算技术通过自上而下或自下而上的修正,支持预算资料的整体更新和变化。所以使用者个人可以迅速预测出各种预算的可能性,然后再做出准确的最后预测。
电子预算解决方案运用的是直觉化界面,它已经考虑到大部分用户并非会计人员,他们只是一年一度准备预算。这些用户可能并不了解如何做计划,或许他们擅长规划,但并不想了解预算系统内部运作的细枝末节。
比如,一位信息总监要负责相当大一部分企业预算。他控制着企业在技术领域的投资,所以要负责制定技术领域的预算。该信息总监不一定想成为会计老手,但因为其属下部门需要按照企业的年度预算支出,所以他责无旁贷地负责制定预算。
现在,该信息总监就可以使用直觉化的电子预算,提交他所负责的那部分企业预算,省却了人工输入的麻烦。信息管理系统部门也可通过标准化系统,提交他们所负责的预算部分。
预算编制决不应是一种全职工作。但许多企业正在放弃年度或季度预算计划,转而采用“持续性预算编制”方式。这意味着有人必须几乎每天都要以某种形式获取预算资料。尤其是当企业可能开展新业务或开发新产品时,更是如此。在整个企业范围施行电子预算,企业主管能编制比以往任何时候都要准确且在战略上更为周全的预算。

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